Hver eneste dag kører du forbi et stort konferencecenter. Det er en imponerende bygning, liggende i naturskønne omgivelser, som gør, at du uden videre kan se, hvorfor konferencegæster vil værdsætte pauserne. De har bare brug for at komme ned ad trapperne og udenfor for at gå en tur i skoven eller på markerne omkring stedet. Imens du kører ind til byens centrum, funderer du over, hvor mærkeligt det egentlig er, at du aldrig har stoppet op for rent faktisk at se det indvendigt. Det har været på listen længe – bare ikke høj nok.
Mødelokaler til leje?
Tanken dukker op: Hvordan fungerer det egentlig? Har stedet mødelokaler der kan lejes på dagsbasis? Eller kører det kun store konferencer? Du beslutter at lægge en formiddag ind i din kalender til at tjekke centeret ud. Du har allerede noteret telefonnummeret.
Tilbage på kontoret finder du en post-it frem og skriver en reminder om mødelokaler i Allerød. Du kaster dig over dagens opgaver og formår at få en masse fra hænderne på få timer. Tiden går. Inden du logger ud for dagen, tager du dig sammen og ringer op. Selvfølgelig må du komme og se det, bliver du fortalt. Du skal bare sige, hvornår det passer dig.
Kom selv og se
Du spørger, om i overmorgen kunne passe. Det viser sig at det kan. Du skal bare være opmærksom på, at der kan blive svært at parkere – de har nemlig en stor konference i gang den dag. Men det er måske ideelt for dig at opleve det under virkelig forhold, tænker du.
I aftaler, at du møder administratoren kl. 11:00. Hun skal lige kunne nå at tjekke, at alt omkring konferencen går som det skal. Internetforbindelsen skal være stabil – der er ikke plads til fejl når der er 200 eller flere personer tilstede. Køkkenet skal have styr på cateringen til gæsterne. Branddørene skal være åbnet og sikkerhedsprocedurerne etableret.
Under samtalen hører du flere håndværkere arbejde i baggrunden. Først undrer det dig, men så går det op for dig: de sætter sikkert planchestativer op, så konferencens udstilling kan blive sat op allerede i løbet af eftermiddagen og aftenen. Det vidner om, at stedet har rutine.
Styr på sikkerheden og faciliteter
Du kunne også høre, at der er professionelt styr på det med sikkerhed når mange mennesker ankommer til centeret – tilgang, brandveje, evakueringsplaner. Dine tanker om stedet bliver mere positive for hvert sekund, der går. Du glæder dig til at se faciliteterne. Har de virkelig gode mødelokaler? Du kunne måske selv finde på at anbefale det til den person på firmaet, der står for møder med jeres internationale forretningsforbindelser.
Det falder dig pludselig ind: Du har faktisk ikke spurgt administratoren om tolkeforhold. Har centeret gode arbejdsbetingelser for tolke under møder og konferencer? Tænk hvis du kommer derhen med eksterne deltagere, der taler forskellige sprog – er der så mediemonitorer eller separate tolkebokse? Du laver en note om at spørge til det på selve besøget.
Andre praktiske spørgsmål opstår i dit hoved: Har de Wi-Fi der er stabil nok til samtidig videokonferencer? Tilbyder de catering, eller skal man selv arrangere det? Hvor mange mødelokaler kan lægges sammen, hvis man skal have én stor sal? Er der fleksibilitet med setup – bordopstilling, stole, projektørudstyr? Dette er alt sammen vigtige detaljer når man skal vurdere, om et konferencecenter egner sig til ens formål.
Du lægger en besked i kalenderen: “Ude af huset – mødelokaler i Allerød”. Nu kan du bare ikke vente til overmorgen.
